Les fonctionnalités d’un logiciel d’encaissement permettent d’optimiser la gestion d’un commerce. Cela passe par une meilleure gestion des produits ou des services, une amélioration de la relation clients et bien d’autres aspects pouvant avoir un effet positif sur le chiffre d’affaires.
Voici les principales fonctionnalités attendues d’un logiciel de caisse pour institut de beauté :
La gestion des produits ou des services
Le logiciel permet de créer des rubriques et des sous-rubriques, de mettre en place un système de classement par couleurs. Pour éviter les ruptures de stock, l’alerte réapprovisionnement figure aussi parmi les options incontournables. La gestion des stocks implique notamment des inventaires, réalisés à partir des données relatives aux entrées et sorties des produits de l’institut.
La relation clients
Le fichier clients permet de mettre en place ou d’optimiser le système de fidélité. Le suivi est aussi d’ordre technique et permet d’avoir une vue sur l’évolution du chiffre d’affaires sur une période donnée (un trimestre par exemple). Le cas échéant, un salon de coiffure peut être amené à réorienter sa politique marketing dans le but de toucher un public plus large.
L’agenda
Les plannings de tous les collaborateurs de l’institut sont regroupés sur une seule et même interface. Chaque collaborateur est censé avoir accès à ces données. Cela permet surtout au gérant ou la gérante de mieux organiser les prises de rendez-vous auprès de son institut.
Le suivi des employés
Le logiciel est censé fournir des données concrètes sur la productivité de chaque collaborateur de l’institut. Les mouvements de stocks, mais aussi et surtout les encaissements sont les données sur lesquelles l’on peut se baser pour évaluer les performances des employés.
Résultats et chiffre d’affaires
Le gérant ou la gérante de l’institut de beauté a accès à des données précises sur les résultats sur une période données. Ces informations sont surtout présentées sous forme de statistiques et de courbes. Pour cela, le logiciel fournit les données suivantes :
- les clients les plus fidèles
- le chiffre d’affaires par produit ou service
- les horaires qui rapportent le mieux
- le chiffre d’affaires par employé…
L’évaluation se fait également à travers le nombre de rendez-vous pris. La gérance peut aussi accéder au nombre de clients par branche professionnelle ou par code postal, ainsi que le nombre de produits vendus aux hommes et aux femmes…
La conformité aux normes fiscales
Les commerces ayant recours à des logiciels d’encaissement et qui sont soumis à la TVA doivent disposer d’une caisse certifiée NF 525.